Otázky a odpovědi

Žádost o platbu

• Je možné připravovat ŽoP nezávisle na Zprávě o realizaci (ZoR)?

  Ano. Avšak ŽoP nebude podána na stranu poskytovatele, dokud není podepsána příslušná ZoR. Zůstává tedy ve stavu „Podepsána“. Předpokladem je rovněž vygenerovaný harmonogram ZoR. ŽoP a ZoR jsou při prvním podání vzájemně provázané, při následujících verzích jsou již tyto moduly oddělené. 

• Přílohy k ŽoP se dokládají pouze elektronicky?

  Ano. Přílohy k ŽoP je nutné dodat pouze v elektronické podobě a to tak, že jsou naskenovány do záložky „Dokumenty“ v ISKP14+. V případě faktur a úhradových dokladů jsou dokumenty naskenovány jako jednotlivá pdf dle konkrétního druhu obsažených dokladů (v jednom samostatném pdf pouze faktury, v dalším pouze úhradové doklady).  Všechny ostatní přílohy (předávací protokoly, smlouvy, doklady o zaúčtování atd.) by měly být vloženy jako přílohy přímo k jednotlivým účetním dokladům v systému. Výjimkou je doložení propagačních materiálů a inzerátů v programu Marketing, kde je nutné tyto přílohy fyzicky dodat na podatelnu API.

• Je nutné zapisovat zálohové faktury jako samostatný zápis v ISKP14+?

  Ano. Zálohové faktury se zapisují zvlášť jako samostatný účetní doklad. Z nich jsou také stanoveny prokazované způsobilé výdaje. Vyúčtovací faktury se v případě, kdy jsou vystaveny na nulovou hodnotu, nezapisují. Pouze se přikládají k zálohovým fakturám. Jestliže je konečná faktura vystavena na částku, ze které chce žadatel nárokovat způsobilé výdaje, je nutné ji do soupisky zapsat. Přesto, že na zálohové faktuře není DPH vyčísleno, způsobilé výdaje se o něj ponižují.

• Musím vést výdaje související s projektem v odděleném účetnictví?

  Ano. U každého projektu je nutné vést analytickou evidenci nebo účtovat na středisko. 

• Nevím, jak má být zapsána identifikace účetního dokladu?

  Do kolonky „číslo účetního dokladu v účetnictví“ se zapisuje variabilní symbol uvedený na faktuře. V případě, že faktura neobsahuje variabilní symbol, zapíše se číslo faktury.

• Jaké použít DUZP, když jej účetní doklad neobsahuje?

  Pakliže účetní doklad neobsahuje DUZP, použije se pro zápis do ISKP14+ datum vystavení účetního dokladu. V případě, že neexistuje účetní doklad (faktura), ale zápis je proveden na základě smlouvy (např. u nájemného), použije se jako DUZP datum úhrady (v případě více úhrad to bude datum poslední úhrady).

• Jak správně zaokrouhlit částky do ŽoP?

  Částky v ŽoP je nutné zapsat tak, aby automatický součet obou zapsaných částek v systému (částky bez DPH a částky DPH) odpovídal částce k úhradě, která je uvedena na účetním dokladu. Příklad:

  Cena bez DPH	DPH	Celkem k úhradě (uvedeno na faktuře)
  64 268,79 Kč	13 487,21 Kč	77 756 Kč	Zápis v ŽoP bude odpovídat zápisu na faktuře včetně zápisu 2 desetinných míst.
  111,00 Kč	23,31 Kč	134,00 Kč	Na faktuře je částka k úhradě zaokrouhlena, proto i v systému musí být částka DPH zapsána zaokrouhleně, aby se automatický součet shodoval s částkou na faktuře.

  V případě přepočtu zahraničních faktur na Kč se výsledná částka zaokrouhluje na 2 desetinná místa. Prokazované způsobilé výdaje se taktéž zaokrouhlují na 2 desetinná místa.

• Do jakého termínu od ukončení projektu podat ŽoP?

  ŽoP musí být podána na stranu poskytovatele dotace do 2 měsíců od plánovaného data ukončení projektu. U víceetapových projektů nejsou dílčí etapy nijak termínově omezeny, pouze poslední etapa – 2 měsíce od ukončení projektu.

• Jak dostatečně doložit úhrady pro ŽoP?

  Úhrady účetních dokladů musí být provedeny pod správným variabilním symbolem, musí být zaslány na správné číslo účtu dodavatele. V případě úhrad v hotovosti musí být pokladní doklad orazítkován dodavatelem. Jestliže není úhrada provedena dle těchto pravidel, musí být doloženo potvrzení od dodavatele (vzor je umístěn na: http://www.czechinvest.org/spolecne-prilohy-dotacnich-programu-op-pik). Pokud je úhrada provedena společně s více fakturami, resp. částka úhrady neodpovídá hodnotě faktury, je nutné dodat faktury, které jsou součástí úhrady, příp. podat vysvětlení. Na bankovním výpise musí být zobrazen název banky nebo její logo, číslo účtu žadatele nebo jeho název.

• Jak zapsat účetní doklad, když je na něm uvedeno více rozpočtových položek?

  Každý takový doklad je nutné zapsat vícekrát, jelikož k danému zápisu v ŽoP je možné přiřadit právě jednu rozpočtovou položku.